8.1 第一个报表的制作

 

     对于普通用户来说，窗体是日常操作最为频繁的界面，但是对决策者来说，通常不会直接参与这些比较基础的工作，因此，对他们而言，报表才是最为关键的环节，所谓报表，即是基于当前数据库中所有的数据，或者部分有选择性的数据而产生的数据汇总或数据分析的结果表格，因此，好的报表，必然来源于好的窗体，只有友好、精准、美观的窗体，才能确保数据来源的可靠，从而为报表提供优良的数据来源，从而保证报表的精准和可信。
     那么，报表和窗体的区别在哪里呢？所不一样的是设计的目标的不同——窗体主要是被用来提供给用户，完成日常的管理工作，而报表则为了分析以及汇总数据，用来了解当前的单位的运行状况，以便为决策提供相关数据方面的依据。

第一个报表的制作
     首先，报表来源于数据，因此，为了报表的可读性，我们预先录入一些报销明细，以便于测试，完成之后，如下图所示：

    然后，我们关闭当前所有已打开的窗体，然后通过单击下的按钮，切换到报表窗格，则如下图所示：

     在当前版本的平台系统中，没有任何平台预定义的报表——由于报表的设计，相对比较复杂，因此，为了简化初学者的难度，我们不妨使用向导来创建第一个报表。
     接下来，双击窗格中的，则如下图所示：

      我们知道，表是存储数据最基本的单元，因此，高效，简约（通常严禁冗余）是设计表时最基本的考量，但也往往因为严禁冗余而显得可读性不佳，而查询则不同，查询的设计，往往会考虑到可读性的需求，因此，会通过计算产生大量的冗余，因而可读性也相对很好。
      由于报表的设计目标，可读性也是第一需求，所以，我们选择查询作为数据来源（也就是报表属性对话框中【数据】选项卡中的【记录源】），因此，我们在【表/查询(T)】中选择“查询：qryBxmx”作为记录源。
      作为教程的第一个报表，我们的设计目标不妨就简单一点：即汇总各个报销类别的报销总金额，比如，当前已经报销的电话费总额是多少，资料费总额是多少……
      有了设计目标之后，就要分析这个设计目标，究竟涉及到哪些表和查询中的哪些字段。由于当前的表的结构非常简单，因此，我们可以迅速地得出结论——即需要qryBxmx查询中的lbmc（即类别名称）和bxje（即报销金额）字段。
      因此，我们将这两个字段从【可用列表(A）】列表中通过按钮，移动到【选定的字段(S)】列表中，完成之后，如下图所示：

 然后，单击【下一步(N)】按钮，则如下图所示：

     当前的界面，询问我们是否需要分组——当然要分组，分组是汇总统计的前提条件，为了分组，我们双击左侧方格中的lbmc字段，或者选定lbmc字段之后，再通过单击按钮来实现分组（分组之后，单击按钮，可以取消分组），完成之后，则如下图所示：

然后，单击【下一步(N)】按钮，则如下图所示：

     当前界面，可以排序，以及选择是否进行汇总——排序功能，大多用在日期和数字类型的字段上（当然，其他字段也可以使用），在这里，毫无疑问，我们当选择bxje字段来排序，至于升序还是降序，可以根据自己的喜好来选择，我们这里选择保持默认的升序，完成之后，如下图所示：

然后，再单击【汇总选项(0)…】按钮，则如下图所示：

     由于我们是需要进行汇总统计的，所以，我们这里选择汇总，至于是否需要显示明细数据，以及是否计算汇总的百分比，这个可以根据自己的需要，——明细数据，我们这里就不显示了，但要计算汇总百分比，设置完成之后，如下图所示：

完成之后，单击【确定】按钮，返回向导对话框，然后单击【下一步(N)】按钮，则如下图所示：

     当前的这个界面，是关于页面布局的一些选项，在这里，我们保持默认即可（也可以事后再来测试，以便查看各种选项的实际效果）。接下来，单击【下一步(N)】按钮，则如下图所示：

    当前的这个界面，仍然是与页面布局有关的选项，我们仍然保持默认，接着单击【下一步(N)】按钮，则如下图所示：

     当前的界面，是关于报表命名的——现在是否还记得我们在一键生成【报销明细】操作界面的环节曾预先指定了一个报表名称？即rptBxmx。现在，如若我们将这个预留名称指定给该报表，那我们就可以通过报销明细窗体（生成的报销明细窗体）的【报表预览】按钮直接浏览该报表——那么，在这里，我们就将该预留命名指定给当前正在准备生成的报表。
      至于生成之后，是要预览，还是要直接修改报表设计——从教学的流程来说，我们当然是要先行预览。
      设置完成之后，如下图所示：

然后，单击【完成(F)】按钮，则如下图所示：

     如上图，当前通过向导生成的这个报表，明显不太理想，比如，标题就显得很不好，然后，一些英文的字段名称也直接显示了出来，对普通用户而言，也是没有必要的——明显需要修改。
     我们在当前报表浏览页面直接单击鼠标右键，选择【报表设计（N）】命令，或者单击工具栏上的按钮，然后选择【设计视图（D）】命令，都可以直接切换到该报表的设计视图，如下图所示：

     接下来，我们就将上图用红色标记标出的地方进行相应的更改——下面三处，都是标签控件，我们可以直接在相应的标签上连续两次单击鼠标(两次单击的时间间隔要略长，不是简单的双击)，使其激活，便可以直接进行文字修改，修改完成，并适当排版之后，如下图所示：

     由于以上都是最基本的操作，如若有读者不了解的话，可以去参阅任何一本Access基础教程。
     接下来就是标题栏的修改，由于在报表浏览的时候，标题栏显示的不太友好，但是，在设计试图中，却又不能直接更改，所以，有必要解说一下设置修改的方法：
     首先，我们双击上侧和左侧标尺的交汇处，如下图所示：

双击之后，则会弹出报表的属性对话框，如下图所示：

     接下来，我们单击其中的【格式】选项卡，然后将其中的【标题】属性，由默认的【rptBxmx】修改为：【按报表种类汇总一览表】，完成之后，如下图所示：

     接下来，我们关闭报表的【属性】对话框，然后单击工具栏上的按钮，来保存报表设计，然后单击工具栏的上按钮，选择其中的【打印预览(V)】命令，如下图所示：

执行【打印预览(V)】命令之后，则如下图所示：

     如上图所示，我们已经完成了所有的设计目标。接下来，我们关闭报表，就会发现，报表的列表栏，已经有了我们刚才制作完成的报表，如下图所示：