在 Microsoft Access 中，通过宏 （宏：用来自动执行任务的一个操作或一组操作。）或者用户界面可以完成许多任务。而在其他许多数据库程序中，要完成相同的任务就必须通过编程。是使用宏还是使用 Microsoft Visual Basic for Applications （Visual Basic for Applications (VBA)：宏语言版本的 Microsoft Visual Basic，用来编写 Windows 应用程序，它包含在几种 Microsoft 应用程序中。），取决于需要完成的任务。

什么时候应该使用宏？

对于简单的细节工作，譬如打开和关闭窗体、运行报表等，使用宏是一种很方便的方法。它可以简捷迅速地将已经创建的数据库对象 （数据库对象：Access 数据库包含诸如表、查询、窗体、报表、页、宏和模块等对象；Access 项目包含诸如窗体、报表、页、宏和模块等对象。）联系在一起，因为不需要记住各种语法，并且每个操作的参数 （参数：为操作、事件、方法、属性、函数或过程提供信息的值。）都显示在“宏”窗口 （“宏”窗口：用来创建和修改宏的窗口。）中。

除了使用宏带来的方便外，必须使用宏来完成下列操作:

创建全局赋值键。
在首次打开数据库时执行一个或一系列操作。当然，通过“启动”对话框也可以指定打开数据库时所需进行的操作，例如打开窗体。
什么时候应该使用 Visual Basic？

对于下列情况，应该使用 Visual Basic （Microsoft Visual Basic：Basic 的一种高级可视化编程版本。Visual Basic 由 Microsoft 开发，用于生成基于 Windows 的应用程序。） 而不要使用宏：

使数据库易于维护。因为宏是独立于使用它的窗体和报表的对象，所以很难维护包含许多用于响应窗体和报表上事件的宏的数据库。相反，Visual Basic 事件过程 （事件过程：自动执行的过程，以响应用户或程序代码启动的事件或系统触发的事件。）将建立在窗体或报表的定义中。如果把窗体或报表从一个数据库移到另一个数据库，则窗体或报表所带的事件过程也会同时移动。
使用内置函数或自行创建函数。Access 包含许多内置的函数，例如用于计算利息的 IPmt 函数。在计算时使用这些函数可以避免创建复杂的表达式 （表达式：算术或逻辑运算符、常数、函数和字段名称、控件和属性的任意组合，计算结果为单个值。表达式可执行计算、操作字符或测试数据。）。使用 Visual Basic 还可以创建自己的函数，通过这些函数可以执行表达式难以胜任的复杂计算，或者用来代替复杂的表达式。此外，也可在表达式中使用自己创建的函数对多个对象应用公共操作。
处理错误消息。当在使用数据库的过程中遇到意外的事情时，Access 将显示一则错误消息，但该消息对用户而言可能是莫名其妙的，特别是如果用户不熟悉 Access 时。而使用 Visual Basic 则可以在出现错误时检测错误，并显示自己指定的消息或执行某些操作。
创建或处理对象。在大多数情况下，在对象的“设计”视图 （设计视图：显示数据库对象（包括：表、查询、窗体、宏和数据访问页）的设计的窗口。在设计视图中，可以新建数据库对象和修改现有数据库对象的设计。）中创建和修改对象是最简易的方法。而在某些情况下，可能需要在代码中对对象进行定义。使用 Visual Basic 可以处理数据库中所有的对象，包括数据库本身。
执行系统级的操作。虽然在宏中执行 RunApp 操作可以从一个应用程序运行另一个基于 Microsoft Windows 或 Microsoft MS-DOS 的应用程序，但是在 Access 以外使用宏具有很大的局限性。而使用 Visual Basic 则可以查看系统中是否存在某个文件，或者通过“自动化” （自动化：从其他应用程序或开发工具使用应用程序的对象的方法。以前称为“OLE 自动化”，自动化是一种工业标准和组件对象模型 (COM) 功能。）或动态数据交换 (DDE) （动态数据交换 (DDE)：已建立的一种协议，用于在基于 Microsoft Windows 的程序之间交换数据。） 与另外一个基于 Windows 的应用程序（如 Microsoft Excel）进行通讯，还可以调用 Windows 动态链接库 (DLL) （动态链接库：在运行期间能从 Visual Basic 过程中调用、加载和链接到用户应用程序的子程序集。） 中的函数。
一次处理多条记录。使用 Visual Basic 可以一次选择一个记录集或是单条记录，并对每条记录执行一项操作。而宏只能一次对整个记录集进行操作。
将参数传送给 Visual Basic 过程。创建宏时，可以在“宏”窗口的下半部分设置宏操作的参数，但在运行宏时无法对参数进行更改。而使用 Visual Basic 则可在程序运行期间将参数传递给代码，或者可以将变量 （变量：已命名存储位置，所包含的数据能够在程序执行过程中发生变动。每一变量都有名称，在它的作用域级别范围内能够唯一标识该变量。既可以指定数据类型，也可以不指定。）用于参数中，这在宏中是难以做到的。这些特性使得运行 Visual Basic 过程 （过程：模块中作为一个单元执行的一系列声明和语句。Visual Basic 中的过程包括 Sub 和 Function 过程。）时具有更大的灵活性。