要查找和组织所需信息，请从现有信息着手。例如，您可能会将采购订单记录在分类帐中，或将客户信息保存在文件柜中的某个纸质表单中。收集这些文档，并列出所显示的每种信息（例如在表单中填写的每个框）。如果没有任何现有表单，则请设想您必须设计一个表单来记录客户信息。将要在表单中存放哪些信息？将要创建哪些填充框？确定并列出其中的每一项。例如，假定当前在索引卡上记录客户列表。这些卡片上可能记录了客户姓名、地址、城市、省/市/自治区、邮政编码和电话号码。其中的每一项都可能表示表中的一个列。

在准备此列表时，不要为让它在最开始就能达到完美的效果而担忧。相反，请列出每个想到的项。如果还有其他人使用该数据库，也应向他们征求意见。可在以后对该列表进行优化。

接下来，考虑可能希望从数据库生成的报表或邮件的类型。例如，可能会希望生成按照区域显示销售量的产品销售报表，或生成显示库存水平的库存汇总报表。还可能希望生成发送给客户、用来通告销售活动或提供优惠的套用信函。在心中设计此类报表，并想象其外观。将在报表中放置哪些信息？列出每一项。对希望创建的套用信函和任何其他报表进行相同的工作。

考虑可能希望创建的报表和邮件，可以帮助确定数据库中将需要的各个项。例如，假定向客户提供选择订阅（或取消订阅）周期性电子邮件更新的机会，且希望打印已经选择订阅的客户的列表。为了记录该信息，向客户表中添加了一个“发送电子邮件”列。对于每个客户，可以将此字段设置为“是”或“否”。

向客户发送电子邮件的要求还意味着要记录另一个项。知道客户希望接收电子邮件后，还需要知道这些电子邮件的接收地址。因此，需要记录每个客户的电子邮件地址。

有一种很好的做法：为每个报表或输出列表构造一个原型，并考虑需要哪些项才能生成该报表。例如，检查套用信函时，可能会想到一些事项。如果希望包括恰当的称呼语（如作为问候语开头的“先生”、“太太”或“女士”等字符串），则需要创建一个称呼语项。另外，通常可能采用“尊敬的王先生”而不是“尊敬的王思明先生”作为信件的开头。这表示一般要将姓和名分开存储。 

需要记住的要点是，应该将每条信息分为最小的有用单元。对于姓名，为了让姓氏易于使用，需要将姓名分为两部分：姓氏和名字。例如，为了按照姓氏对报表进行排序，将客户的姓氏分开存储将很有帮助。一般情况下，如果希望根据信息项进行排序、搜索、计算或生成报表，应当将该项放置在单独的字段中。 

考虑希望数据库进行回答的问题。例如，上个月您的特色产品的销售量是多少？您的主要客户在什么地方？您的畅销产品的供应商是谁？对这些问题进行估计，可以帮助您将精力集中于需要记录的其他项。