此功能在对报表中包含的记录进行计数时非常有用。在分组或摘要报表中，可以显示每个组中的记录计数。或者，可以为每个记录添加一个行号，以便于记录间的相互引用。本文将逐步骤解释如何为报表添加计数和行号。
对报表或组的记录数进行计数
布局视图提供了向报表添加计数的最快方式。
使用布局视图进行记录计数
- 在导航窗格中，右键单击报表，然后单击快捷菜单中的“布局视图”
。
- 单击要计数的字段。要确保对所有记录进行计数，请单击一个已知不包含 Null （空字段：包含 Null 值的字段。空字段与零长度字符串 (" ") 或值为 0 的字段不同。） 值的字段，如 ID 字段。
- 在“格式”选项卡上的“分组和汇总”组中，单击“汇总”。
- 执行下列操作之一：
- 要对报表中所有记录进行计数（无论所选字段中是否有值），请单击“记录计数”。
- 要仅对所选字段中有值的记录进行计数，请单击“值计数”。
注释 “值计数”不能用于以下数据类型的字段：
Access 为“报表页脚”节添加文本框，并将其“控件来源”属性设置为执行“计数”功能的表达式。如果报表中有任何分组级别，Access 还会为每个执行相同计算的组页脚添加一个文本框。
注释 如果使用布局视图来创建特定字段的计数，Access 将生成一个仅对包含非 Null 字段的那些记录进行计数的表达式。例如，该报表中有 10 个记录，有一个字段包含三个 Null 值，如果进行计数，则计数文本框将显示“7”（包含非 Null 值的数字记录）。要避免这种情况的发生，可以仅对不允许 Null 的字段（如 ID 字段）添加计数，或者可以编辑文本框的控件来源，从而使得无论记录是否包含 Null 值，将始终对所有记录进行计数。为此，请执行下列操作：
- 选择显示计数的文本框。如果尚未显示属性表，请按 F4 显示该表。
- 单击“数据”选项卡。
- 在“控件来源”属性框中，删除表达式和类型=Count(*)。
- 保存报表并切换到报表视图以查看结果。
使用设计视图对记录进行计数
- 在导航窗格中，右键单击报表，然后在快捷菜单上单击“设计视图”
。
- 在“设计”选项卡上的“控件”组中，单击“文本框”。
- 执行下列操作之一：
- 要添加报表中所有记录的计数，请单击要放置文本框的报表页眉或报表页脚节。
- 要添加分组报表每个组中所有记录的计数，请单击要放置文本框的组页眉或组页脚节。
- 选择文本框并按 F4 以显示属性表。
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