您可以使用 Microsoft Office Access 以电子方式分发 Access 报表。例如，可以使用“Office 按钮”菜单中的“电子邮件”命令，以电子邮件附件的形式快速导出并发送报表。也可以将报表导出为文件，然后通过多种不同方式分发该文件。使用电子分发方法，可以快速将重要信息发送给需要的人员。此外，您可以使用这些文件创建报表的备份或存档，在不需要报表的打印副本的情况下，这样还可以减少纸张的使用。
本文介绍了可用于导出报表的不同文件格式，并且介绍了将导出的报表分发给收件人的不同方法。
了解可用于导出报表的文件格式
您可以将报表导出为多种不同的文件格式。但是，并非所有这些文件格式都能保留原始报表的布局和格式。例如，如果将报表导出为 HTML 文件（*.htm 或 *.html）、RTF 文件 (*.rtf) 或文本文件 (*.txt)，所生成的文件可能不包含在原始报表中存在的所有可视元素，如图形、颜色、线条或边框。但是，某些文件确实会保留原始报表的布局和格式。这些格式包括快照格式 (*.snp)、可移植文档格式 (*.pdf) 以及 XML Paper Specification 格式 (*.xps)。本文着重介绍这三种文件格式的使用。
下表列出了导出报表时可用的所有格式，以及您和收件人打开生成的文件时可用的程序。
| 格式 |
文件扩展名 |
用于打开文件的程序 |
| HTML |
*.htm; *.html |
Internet 浏览器，如 Microsoft Internet Explorer。 |
| PDF |
*.pdf |
PDF 阅读器，可作为第三方下载免费使用。 |
| RTF |
*.rtf |
字处理程序，如 Microsoft Office Word 以及写字板。 |
| 快照 |
*.snp |
Microsoft Snapshot Viewer，可以从 Microsoft 下载中心获得。“请参阅”部分提供了指向免费下载的链接。 |
| 文本 |
*.txt |
字处理程序和文本编辑程序，如 Word 和记事本。 |
| XPS |
*.xps |
- 在 Microsoft Windows 2000、Microsoft Windows Server 2003 或 Microsoft Windows XP 中 Microsoft XML Paper Specification Viewer，可以通过下载 Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack 获得。有关 Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack 的详细信息，请参见“请参阅”部分中的链接。
- 在 Windows Vista 中 Microsoft Internet Explorer 7.0 或更高版本。
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注释 安装加载项后，可以使用“PDF 格式 (*.pdf)”和“XPS 格式 (*.xps)”选项。“请参阅”部分提供了关于支持这些文件格式的详细信息。
使用“电子邮件”命令分发报表
在 Office Access 2007 中分发报表的最快方法之一是使用“Office 按钮”菜单上的“电子邮件”命令。只需单击几下鼠标，Access 即可将报表导出到您需要的文件格式，然后创建一封新电子邮件并该文件作为附件发送出去。
- 在导航窗格中，选择要在电子邮件中发送的报表。
- 单击“Office 按钮”
，然后单击“电子邮件”。
- 在“对象发送为”对话框中，选择要使用的输出格式，然后单击“确定”。请记住，只有“快照格式 (*.snp)”、“PDF 格式 (*.pdf)”以及“XPS 格式 (*.xps)”选项会保留原始报表的布局和格式。
Office Outlook 2007 会打开一封新电子邮件，其中带有您指定的类型的文件附件。
- 在“收件人”框中键入收件人的电子邮件地址，在“主题”框中键入主题并在消息区域键入消息。
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